La rivista usa una serie di email preparate per gestire i processi editoriale e di pubblicazione. Le email sono indirizzate ai destinatari appropriati (per esempio, il Section Editor informa il Copyeditor che il copyediting per una submission è pronto per cominciare). Il Journal Manager può modificare le versioni di default di queste email (disponibili sotto Email nella pagin di amministrazione). Inoltre, le email possono esser modificate dagli utenti prima di essere inviate. Il sistema automaticamente inserisce le informazioni specifiche nell'email prima di presentarla all'utente per l'invio (per esempio, il titolo e l'abstract della submission in questione o la data in cui si apetta la revisione). L'email inoltre fornisce le istruzioni al destinatario pr ritorvare la pagina web appropriata, in modo che possano prendere in carico il compito richiesto loro.

OJS usa le email per coordinare il funzionamento del processo editoriale e di pubblicazione. Tutte le email preparate hanno una versione di default, che si mostra ogni volta che viene clicata la relativa icona email. Le email di default possono essere modificate dal Journal Manager in ogni momento. Inoltre, un email può esseere modificata dal mittente prima di inviarla. Quando si clicca sull'icona a forma di busta, la casella del destinatario voluto viene automaticamente compilata, insieme con tutte le informazioni pertinenti necessarie per le funzioni editoriali e di pubblicazione. Il mittente ò aggiungere commenti o apportare ulteriori modifiche, se necessario. Il mittente può modificare l'indirizzo email del destinatario e aggiungerne altri, eccetto in quei casi in cui non si tratti di invio di password (per ragioni di sicurezza). Nota che correggere un indirizzo del mittente non cambia l'indirizzoe email elencato nella pagina dei profili del sistema. Correggere l'indirizzo email in maniera permanente per questo sistema richiede l'intervento del Journal Manager, che ha l'autorità, per fare tali cambiamenti ai profili degli utenti.